Visit ebookfinal.

com to download the full version and

explore more ebooks or textbooks

Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out 1ST

Edition Jim Boyce

_____ Click the link below to download _____

https://ebookfinal.com/download/microsoft-office-
outlook-2007-inside-out-1st-edition-jim-boyce/

Explore and download more ebooks or textbook at ebookfinal.com

Here are some recommended products that we believe you will be
interested in. You can click the link to download.

Programming Applications for Microsoft Office Outlook 2007

Third Edition Randy Byrne

https://ebookfinal.com/download/programming-applications-for-
microsoft-office-outlook-2007-third-edition-randy-byrne/

Microsoft Office PowerPoint 2007 Brief Linda O'Leary

https://ebookfinal.com/download/microsoft-office-
powerpoint-2007-brief-linda-oleary/

Microsoft Office Excel 2007 Brief Linda O'Leary

https://ebookfinal.com/download/microsoft-office-excel-2007-brief-
linda-oleary/

Microsoft Office 2007 Simplified 1st Edition Sherry

Willard Kinkoph

https://ebookfinal.com/download/microsoft-office-2007-simplified-1st-
edition-sherry-willard-kinkoph/
Microsoft Outlook 2007 A Professional Approach 1st Edition
David J Nickles

https://ebookfinal.com/download/microsoft-outlook-2007-a-professional-
approach-1st-edition-david-j-nickles/

First Look 2007 Microsoft Office System 1st Edition

Katherine Murray

https://ebookfinal.com/download/first-look-2007-microsoft-office-
system-1st-edition-katherine-murray/

Computer accounting with Microsoft Office Accounting 2007

Carol Yacht

https://ebookfinal.com/download/computer-accounting-with-microsoft-
office-accounting-2007-carol-yacht/

Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices Ben

Curry

https://ebookfinal.com/download/microsoft-office-sharepoint-
server-2007-best-practices-ben-curry/

Teach Yourself VISUALLY Microsoft Office 2007 1st Edition

Sherry Willard Kinkoph

https://ebookfinal.com/download/teach-yourself-visually-microsoft-
office-2007-1st-edition-sherry-willard-kinkoph/
Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out 1ST Edition
Jim Boyce Digital Instant Download
Author(s): Jim Boyce, Beth Sheresh, Doug Sheresh
ISBN(s): 9780735623286, 0735623287
Edition: 1ST
File Details: PDF, 33.72 MB
Year: 2010
Language: english
PUBLISHED BY
Microsoft Press
A Division of Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052-6399
Copyright © 2007 by Jim Boyce
All rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form
or by any means without the written permission of the publisher.
Library of Congress Control Number: 2006939800

Printed and bound in the United States of America.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 QWT 2 1 0 9 8 7

Distributed in Canada by H.B. Fenn and Company Ltd.

A CIP catalogue record for this book is available from the British Library.

Microsoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. For further infor-
mation about international editions, contact your local Microsoft Corporation office or contact Microsoft
Press International directly at fax (425) 936-7329. Visit our Web site at www.microsoft.com/mspress.
Send comments to mspinput@microsoft.com.

Microsoft, Microsoft Press, Active Directory, ActiveSync, ActiveX, Developer Studio, Encarta, Excel,
ForeFront, FrontPage, Hotmail, InfoPath, Internet Explorer, Jscript, MSDN, MSN, OneCare, Outlook,
PivotTable, PowerPoint, Segoe, SharePoint, Visio, Visual Basic, Visual Studio, Windows, Windows
Live, Windows Media, Windows Mobile, Windows NT, Windows PowerShell, Windows Server, and
Windows Vista are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United
States and/or other countries. Other product and company names mentioned herein may be the
trademarks of their respective owners.

The example companies, organizations, products, domain names, e-mail addresses, logos, people, places,
and events depicted herein are fictitious. No association with any real company, organization, product,
domain name, e-mail address, logo, person, place, or event is intended or should be inferred.

This book expresses the author’s views and opinions. The information contained in this book is provided
without any express, statutory, or implied warranties. Neither the authors, Microsoft Corporation, nor its
resellers, or distributors will be held liable for any damages caused or alleged to be caused either directly
or indirectly by this book.

Acquisitions Editor: Juliana Aldous Atkinson

Developmental Editor: Sandra Haynes
Project Editor: Valerie Woolley
Editorial Production Services: Studioserv

Body Part No. X13-24144

For Cassie, a very special little girl
 Contents at a Glance

Part 1: Working with Outlook Chapter 14

Securing Your System, Messages, and
Chapter 1
Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Chapter 15
Chapter 2
Receiving Messages Selectively. . . . . . . . . . . . 367
Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . 15
Chapter 16
Chapter 3
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Configuring Outlook Profiles and
Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Chapter 17
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . 395
Chapter 4
Working in and Configuring Outlook . . . . . . . 65
Part 3: Working with Contacts
Chapter 5
Chapter 18
Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . 119
Creating and Managing Your Contacts . . . . . 409
Part 2: E-Mail and Other Messaging Chapter 19
Using Microsoft Business Contact
Chapter 6
Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Managing Address Books and
Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Part 4: Managing Your Time
Chapter 7 and Tasks
Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . 157
Chapter 20
Chapter 8 Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . 181
Chapter 21
Chapter 9 Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . 533
Beyond Simple Text Messages. . . . . . . . . . . . . 215
Chapter 22
Chapter 10 Managing Your Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . 271
Chapter 23
Chapter 11 Tracking Documents and Activities
Processing Messages Automatically . . . . . . . . 283 with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Chapter 12 Chapter 24
Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Chapter 13
Automatically Responding to Messages . . . . 319

v
vi Table of Contents

Part 5: Customizing Outlook Chapter 36

Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
Chapter 25
Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625 Chapter 37
Integrating Outlook with Other Office
Chapter 26
Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863
Customizing the Outlook Interface . . . . . . . . 635
Chapter 38
Chapter 27
Integrating Microsoft Outlook and
Creating Custom Views and Print Styles . . . . 659
Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879
Chapter 28
Chapter 39
Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . . 689
Collaborating Online with Office . . . . . . . . . . 901
Chapter 29
Automating Common Tasks . . . . . . . . . . . . . . . 719 Part 8: Working with Office Server
and SharePoint Services
Part 6: Managing and Securing Chapter 40
Outlook Collaboration with Outlook and
Chapter 30 Windows SharePoint Services . . . . . . . . . . . . . 935
Managing Outlook Folders and Data . . . . . . . 735
Chapter 31 Part 9: Using Outlook with Exchange
Archiving, Backing Up, and Restoring Server
Outlook Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761 Chapter 41
Chapter 32 Configuring the Exchange Server Client . . . . 967
Moving Data in and out of Outlook Chapter 42
with Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775 Using Outlook with Exchange Server . . . . . . . 979
Chapter 33 Chapter 43
Finding and Organizing Outlook Data . . . . . . 785 Working Offline and Remotely . . . . . . . . . . . . 995
Chapter 34
Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . . 805 Part 10: Mobility
Chapter 44
Part 7: Collaboration Accessing Your Outlook Items Through
Chapter 35 a Web Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015
Delegating Responsibilities to an Chapter 45
Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 831 Making Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . 1031
 Table of Contents

Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
We’d Like to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii
Who This Book Is For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii
How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiv
About the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
What’s on the CD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
Using the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xl
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli

Part 1: Working with Outlook

Chapter 1: What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A New Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
The To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Other Interface Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Calendar Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
E-Mail Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Color Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Collaboration and Sharing Improvements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Integration with Office SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Shared Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Shared Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
And More… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Chapter 2: Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Overview of Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

What do you think of this book? We want to hear from you!

Microsoft is interested in hearing your feedback so we can continually improve our books and learning
resources for you. To participate in a brief online survey, please visit:

www.microsoft.com/learning/booksurvey/

vii
viii Table of Contents

Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Contact Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Task Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Tracking with the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
How Outlook Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Personal Folders—.pst Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Options for Working Offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Sharing Storage Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Understanding Messaging Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
NNTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
MHTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
iCalendar, vCalendar, and vCard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Security Provisions in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Protection Against Web Beacons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Attachment and Virus Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Macro Viruses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Message Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Security Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Understanding Outlook Service Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Options for Starting Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Normal Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Safe Mode Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Starting Outlook Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Adding Outlook to the Quick Launch Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Changing the Outlook Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Using RUNAS to Change User Context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Choosing a Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Creating Shortcuts to Start New Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Chapter 3: Configuring Outlook Profiles and Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Understanding the Outlook 2007 Startup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Configuring Accounts and Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Understanding Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Creating Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Switching Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Specifying the Startup Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
 Table of Contents ix

Configuring Online and Offline Data Storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Personal Folders and Offline Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Adding Other Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Configuring Offline Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Configuring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Changing Your Data Storage Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Setting Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Chapter 4: Working in and Configuring Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Understanding the Outlook Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Working with the Standard Outlook Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Deleted Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Using Other Outlook Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Outlook Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Using the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Folder List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using AutoPreview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using the InfoBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Configuring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Preferences Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Mail Setup Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Mail Format Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Spelling Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Other Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Delegates Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Voice Mail Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Using Outlook on the Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Browsing the Web with Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Connecting to Exchange Server with HTTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Accessing Your Mail Through a Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Configuring Windows Settings for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Display Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Regional Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Time Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Using Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Using Outlook Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
x Table of Contents

Chapter 5: Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Understanding Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Customizing Your Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Assigning Categories to Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Assigning Categories to Existing Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Assigning a Quick Click Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Assigning Categories Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Modifying Categories and Category Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Changing Existing Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Changing Category Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Changing Category Assignments of Multiple Items at One Time. . . . . . . . . . . . . . . . 128
Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Sharing a Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with a Registry File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Using Categories Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Part 2: E-Mail and Other Messaging

Chapter 6: Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Outlook 2007 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Global Address List (GAL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
LDAP (Internet Directory Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Other Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Configuring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Setting the Contacts Display Option for the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Removing Contacts Folders from the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Setting Other Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Removing Addresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Finding People in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Deleting a Name from the AutoComplete Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Deleting the Entire Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Using Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Modifying a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Hiding Addresses when Using a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Distribution Lists for Multiple Address Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Using Distribution Lists on a Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Automatically Adding Addresses to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Using the Mobile Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
 Table of Contents xi

Chapter 7: Using Internet Mail Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Using Internet POP3 E-Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Configuring General Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Configuring Outgoing Server Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Configuring Connection Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Configuring Advanced Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Controlling Where Outlook Stores POP3 Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Using IMAP Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Controlling Where Outlook Stores IMAP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Using Outlook with CompuServe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Configuring Outlook for Classic CompuServe Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Configuring Outlook for CompuServe 2000 Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Using Hotmail and Other HTTP-Based Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Using Outlook with Hotmail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Establishing a Hotmail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Understanding Where Outlook Stores HTTP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Using Outlook with Prodigy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Using Outlook with MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Using Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Sending Messages Using a Specific Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Separating Incoming Messages by Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Keeping a Copy of Your Mail on the Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Viewing Full Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Chapter 8: Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Opening a Standard Message Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Copying Someone on All Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Using Templates and Custom Forms for Addressing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Specifying Message Priority and Sensitivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Saving a Message to Send Later . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Controlling When Messages Are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Sending a Message for Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Replying to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Forwarding Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Setting Up Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Scheduling Send/Receive Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
xii Table of Contents

Configuring Other Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Setting Up Notification of New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Using Message Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Controlling Dial-Up Account Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Formatting Internet and International Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Managing Messages and Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Saving Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Retaining a Copy of Sent Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Working with Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Saving Messages to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Configuring Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Moving and Copying Messages Between Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Chapter 9: Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Formatting Text in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Formatting Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Options on the Format Text Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Working with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Using Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Inserting a Table in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Working with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Working with Quick Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Using Special Text Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Date & Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Text Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Including Illustrations in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Inserting a Picture from a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Inserting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Inserting a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Inserting SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Using Symbols in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Inserting an Equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Inserting a Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Inserting a Horizontal line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Working with Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Inserting Hyperlinks to Files or Web Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Inserting a Hyperlink to a Place in the Current Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to an E-Mail Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Removing a Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Inserting Bookmarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
 Table of Contents xiii

Including Other Items in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Attaching Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Inserting Files in the Body of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Including an Outlook 2007 Item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching a Business Card to a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Including a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Customizing the Appearance of Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Understanding How Outlook Formats Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Using Themes to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Using Stationery to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Creating a Custom Message Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Using Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Understanding Message Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Defining Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Adding Signatures to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Backing Up Your Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Using the Proofing and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Configuring Research Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Chapter 10: Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Finding and Organizing Messages with Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Using Search Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Customizing Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Creating a New Search Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Flagging and Monitoring Messages and Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Flagging Received and Previously Sent Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Flagging Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Viewing and Responding to Flagged Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Flagging Contact Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Grouping Messages by Customizing the Folder View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Filtering a View Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Managing E-Mail Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Chapter 11: Processing Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Understanding Message Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Creating and Using Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Creating New Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Applying Rules to Specific Folders or All Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Copying Rules to Other Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creating Rules Based on Existing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Creating Rules That Use OR Logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Modifying Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Controlling Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Setting Rule Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Stopping Rules from Being Processed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Disabling and Removing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
xiv Table of Contents

Sharing Rules with Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Backing Up and Restoring Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Using the Organize Pane to Create Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Using Rules to Move Messages Between Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Running Rules Manually and in Specific Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Chapter 12: Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

How Outlook 2007 Junk E-Mail Filtering Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
No Automatic Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Low. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
High . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Safe Lists Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Understanding How Outlook 2007 Uses the Filter Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Deleting Instead of Moving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Postmarking Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
How Outlook 2007 Phishing Protection Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Enabling and Configuring Junk E-Mail Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Controlling Automatic Downloads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Configuring Automatic Downloading of External Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Marking and Unmarking Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Creating Other Junk E-Mail Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Other Spam Filtering Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Filtering in Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Using Third-Party Filters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Managing Junk E-Mail Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Chapter 13: Automatically Responding to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Creating Automatic Responses with the Out Of Office Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Understanding Out Of Office Assistant Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Using the Out Of Office Assistant with Exchange Server 2003 and Earlier . . . . . . . . 322
Using the Out Of Office Assistant for Exchange Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Creating Custom Out Of Office Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Creating Automatic Responses with Custom Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Setting Up the Reply. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Creating Automatic Responses from Local Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Creating Automatic Responses from the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Chapter 14: Securing Your System, Messages, and Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Configuring HTML Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Protecting Messages with Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Understanding Digital Certificates and Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Obtaining a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Copying a Certificate to Another Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Signing Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Understanding S/MIME and Clear-Text Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Adding Your Digital Signature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Setting Global Security Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
 Table of Contents xv

Creating and Using Security Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Reading Signed Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Changing Certificate Trust Relationships. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Configuring CA Trust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Configuring CA Trust for Multiple Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Viewing and Validating a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Encrypting Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Getting Ready for Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Sending Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Reading Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Importing Certificates from Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Protecting Data with Information Rights Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Using Microsoft’s IRM Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Viewing IRM-Protected Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Working with Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Chapter 15: Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Understanding Remote Mail Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Remote Mail in a Nutshell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Setting Up for Remote Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Working with Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Downloading Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Marking and Unmarking Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Processing Marked Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Selective Downloading for POP3 Using Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Retrieving Only Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Retrieving Based on Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Keeping Messages on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Chapter 16: Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Understanding RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Configuring RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Adding RSS Feeds to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Using Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Adding an OPML File to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Managing Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Setting RSS Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Chapter 17: Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Overview of LDAP Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Configuring a Directory Service Account in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Setting the Search Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Configuring a Directory Service Account in Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Using LDAP to Find People. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Searching from Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
xvi Table of Contents

Part 3: Working with Contacts

Chapter 18: Creating and Managing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Working with the Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Creating a Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Creating Contact Entries from the Same Company. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Creating a Contact Entry from an E-Mail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Copying an Existing Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Creating Other Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Copying the Design of a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Working with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Associating a Contact with Other Items and Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Assigning Categories to Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Resolving Duplicate Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Phoning a Contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Sending an E-Mail Message to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Connecting to a Contact’s Web Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Scheduling Appointments and Meetings with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Assigning a Task to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Flagging a Contact for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Finding Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Making a Common Change to Multiple Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Viewing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Using Standard Views in the Contacts Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Customizing Contacts View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Printing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Custom Contact Printing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Working with Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Creating a Personal Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Adding or Deleting Names in a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Sharing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Your Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Contacts with vCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Contact Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Using Contacts Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Chapter 19: Using Microsoft Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Understanding What Business Contact Manager Can Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Configuring Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Where Is Business Contact Manager? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Adding and Removing Business Contact Manager for a Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Using the Business Contact Manager Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Working with Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Copying Existing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Creating New Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
 Table of Contents xvii

Using Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

Creating and Using Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Performing Actions with Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Creating and Using Business Projects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Working with Project Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Creating and Using Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Creating and Managing Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Adding Products to an Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Creating Marketing Campaigns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Step 1: What Is This Marketing Campaign For? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Step 2: Who Will See It? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 3: How Will They Get It? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 4: What Will They Get? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 5: Are You Ready to Launch the Marketing Campaign? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Tracking Item History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Attaching Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Creating Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Modifying Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Filtering Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Saving Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Printing Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing and Exporting Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing Contacts or Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Managing Your Business Contact Manager Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Cleaning Up the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Sharing the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Backing Up the Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Restoring the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Deleting Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495

Part 4: Managing Your Time and Tasks

Chapter 20: Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Calendar Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Understanding Calendar Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Using the Time Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Using the Date Navigator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Using the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Setting the Number of Days Displayed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Selecting a Date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Working with One-Time Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Specifying the Subject and Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Specifying Start and End Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Setting a Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Classifying an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
xviii Table of Contents

Categorizing an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510

Saving an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Changing an Appointment to an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Working with One-Time Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Using the Event Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Changing an Event to an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Creating a Recurring Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Modifying an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Changing an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Deleting an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Using Categories and Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Assigning Color Categories to an Appointment Manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Assigning Color to an Appointment Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Printing Calendar Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Customizing the Current Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Redefining Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Filtering Calendar Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Controlling Fonts and Other View Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Creating a Custom View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Creating a New View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Copying a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Using Overlay Mode to View Multiple Calendars in One. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Backing Up Your Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Managing Time Zones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Changing the Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Using Two Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Managing Your Calendar Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530

Chapter 21: Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533

Sending a Meeting Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Selecting Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Scheduling a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Scheduling a Meeting from the Contacts Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Changing a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Sending a Meeting Request with Scheduling Assistant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Selecting Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Scheduling a Meeting Using Scheduling Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Responding to a Meeting Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Receiving a Request for a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Receiving a Response to Your Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Checking Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Scheduling Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Setting Up Resources for Scheduling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Using the Configured Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Managing Meetings Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Find the Best Time for the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Use Scheduling Assistant to Help Schedule Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
 Table of Contents xix

Set a Sufficient Reminder to Enable You to Make Meetings on Time . . . . . . . . . . . . 550

Schedule Meeting End Times with a Reminder to Help Meetings
Stay on Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550

Chapter 22: Managing Your Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551

Working with Tasks in the Tasks Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Creating a Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Creating a Recurring Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Adding a Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Setting a Task Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Marking a Task as Completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Assigning Tasks to Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
About Task Ownership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Making or Accepting an Assignment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Reclaiming Ownership of a Declined Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Assigning Tasks to Multiple People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Tracking the Progress of a Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Sending a Task Status Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Creating an Unassigned Copy of an Assigned Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Viewing and Customizing the Tasks Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Changing Fonts and Table View Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
Using Automatic Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Setting General Task Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Working with Tasks in Other Ways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Working with Tasks in the To-Do Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Working with Tasks in Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Using the Daily Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Managing Tasks Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575

Chapter 23: Tracking Documents and Activities with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . 577
Understanding the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578
Using Automatic Journaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Setting Journal Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Turning Off Automatic Journaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Automatically Recording E-Mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Automatically Recording Contact Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Automatically Recording Document Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Adding Journal Items Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Recording Work in a File Manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Recording Outlook Items Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Recording Other Activities Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Manually Recording Phone Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Creating and Using Custom Entry Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Changing Journal Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Modifying an Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Moving an Entry on the Timeline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Deleting an Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Connecting Journal Activities to Individual Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
xx Table of Contents

Viewing the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596

Using By Type View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Using By Contact View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Using By Category View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Using Entry List View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Using Last Seven Days View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Using Phone Calls View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Customizing Journal Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Printing Journal Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Sharing Journal Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Using the Journal Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Make Using the Journal a Habit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Use the Journal’s Automatic Recording Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Use the Journal Only for Those Things You Need to Track . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Add Addresses to Your Primary Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Create Custom Entry Types to Meet Your Individual Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Time Management Using the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609

Chapter 24: Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

Understanding Outlook Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Configuring Note Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Working with Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Reading and Editing a Note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Forwarding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Adding a Note Sent to You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Using a Note to Create a Task or an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Moving and Copying Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Changing Note Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Assigning Color Categories to Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Printing a Note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Date and Time Stamping Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Deleting a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Viewing Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Creating New Notes Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622

Part 5: Customizing Outlook

Chapter 25: Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Working with E-Mail Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Creating an E-Mail Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Using an E-Mail Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Using a Template with a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Using Other Outlook Template Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Appointments and Meetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
 Table of Contents xxi

Tasks and Task Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629

Journal Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Editing Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Sharing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631
Using Templates Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632

Chapter 26: Customizing the Outlook Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

Customizing the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
A Quick Tour of the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Showing and Hiding the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Changing the Number of Buttons on the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
Adding a Shortcut to an Outlook Folder or a Public Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Adding a File Folder or Document to the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Adding a Web Site to the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Removing a Shortcut from the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Renaming a Shortcut in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Working with Groups in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Customizing the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
Customizing Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Working with Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Creating Custom Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Customizing Outlook Today View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Configuring Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655

Chapter 27: Creating Custom Views and Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

Creating and Using Custom Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Basing a New View on an Existing View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Creating a New View from Scratch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Modifying, Renaming, or Deleting a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Customizing a View’s Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Printing in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Overview of Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Printing from Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Creating Custom Print Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
Deleting Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
Resetting Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
Custom Printing with Scripts and Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
Using a Custom Contact Style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Using a Custom Message Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
Custom Printing with Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687

Chapter 28: Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689

Overview of Standard Forms, Item Types, and Message Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
Outlook Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
Outlook Item Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691
Outlook Message Classes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Discovering Diverse Content Through
Random Scribd Documents
The Project Gutenberg eBook of Pihamaa ja
takalisto
This ebook is for the use of anyone anywhere in the United States
and most other parts of the world at no cost and with almost no
restrictions whatsoever. You may copy it, give it away or re-use it
under the terms of the Project Gutenberg License included with this
ebook or online at www.gutenberg.org. If you are not located in the
United States, you will have to check the laws of the country where
you are located before using this eBook.

Title: Pihamaa ja takalisto

Eläinsatuja

Author: Veikko Korhonen

Release date: May 29, 2024 [eBook #73725]

Language: Finnish

Original publication: Jyväskylä: K. J. Gummerus Oy, 1922

Credits: Tapio Riikonen

*** START OF THE PROJECT GUTENBERG EBOOK PIHAMAA JA

TAKALISTO ***
PIHAMAA JA TAKALISTO

Eläinsatuja

Kirj.

VEIKKO KORHONEN

Jyväskylässä, K. J. Gummerus Osakeyhtiö, 1922.

SISÄLLYS:

Pekka ja Puputti.
Uusilla olinpaikoilla.
Uusi toveri.
Vanhan Puputin jouluyö.
Vanhan Puputin kuolema.
Vappu ja Heikki.
Riekon rihmat.
Julie Jutustaisen viisaus.
Saunan haltija.
Repolaisen hernekeitto.
Mirriläisten käräjät.
Nalle vasikkahaassa.
Kiekujaisen pidot.
Hukka Hujulainen ja Tahvo Tasulainen.
PEKKA JA PUPUTTI.

Pekka laitteli jänislankaa ladon kupeelle ja päätteli itsekseen, että

kyllä se nyt siihen käy, ei sitä auta mikään. Sanoipa ääneensäkin:
»Kyllä käyt… aamulla tulen sitä siitä hakemaan».

Pekka ei tietänyt, että oli laittanut langan haltijajänikselle. Vanha

Puputti, salon haltijajänö, oli kyllästynyt entisillä olinpaikoillaan ja
lähtenyt muutamana talvipäivänä laukkailemaan lystikseen ja osunut
talon niitylle, jossa oli monta latoa ja paljon pajupensaita.

Ihastui siihen niittyyn, kun ympäristökin näytti rauhalliselta, ja

alkoi katsella olinpaikkaa itselleen.

Kaikista vanhimman ladon valitsi ja sen seinustalla olevaan

tiheikköön laittoi pesänsä, vanhan näreen juurelle.

Ladossa oli juuri semmoista heinää, jota hän halusi ja jota ei ollut
enää siellä entisillä olinpaikoilla. Oli käyty kerran jo ladolla, ajettu
hevosella, mutta mitäpä hän siitä. Talojen ajokithan olivat hänelle
vanhoja tuttuja.

Seuraavana yönä oli kirkas kuutamo, ja Puputti oikein nautti,

saadessaan laukkailla ristiin rastiin niityllä tutkimassa joka pensaan
ja aidan nurkkauksen.

Sinä yönä ja seuraavina tuli tallatuksi ladonkin kupeelle ihan kova

jälki. Hevosmies kävi ladolla ja katseli jälkiä. »Onpahan siinä
jussukka tepertänyt», kuului sanovan ja meni menojaan.

Seuraavana päivänä sitten ilmestyi lanka ladon kupeelle.

Se oli se Pekan lanka.

Puputti nauroi pyydykselle ja sen laittajalle. Kovinpa langan laittaja

oli luullut jänöjusseja typeriksi, kun pisti langan siihen semmoiseen
paikkaan, jossa ei laukata, vaan kuukitaan. Ja sitten lankakin haisi
ihan pitkän matkan päähän lampaanvillaiselta lapaselta.

Puputti otti kepin, jossa oli lanka, ja muutti sen toiseen paikkaan.
Heitti vielä kapulan silmukkaan ja nauroi: tuoss’ on saalis!

Aamulla tuli Pekka katsomaan lankaansa. Jo kauaksi niitylle näkyi,

että lanka oli muutettu toiseen paikkaan.

— Kuka minun lankaani on käynyt viskelemässä, sanoi Pekka ja oli

kovin harmissaan. Tallirenki ladolla käydessään oli varmaankin sen
tehnyt.

Pekka laitteli langan uudestaan ja pyyhki sen nyt havuilla, niinkuin

oli neuvottu tekemään.

Kyllä se nyt jo siihen käy, päätteli lähtiessään ja hiihteli kotiin

aamua odottamaan.

Seuraavana päivänä hiihteli Pekka jo aamuhämärässä pyydystään

kokemaan.
 Mitä ihmettä? Jussi heittiö kepsakehteli vain ladon suulla, eikä
lähtenyt häntä pakoon. Vipelsi suuhunsa hienoa heinää ja näytti
katselevan Pekkaa kuin sanoakseen: jos minua varten lankasi viritit,
niin suottapa viritit! Siellä se on pyydyksesi.

Nyt näki Pekka jo, että pupu ihan selvään nauroi hänelle.

— Mitä sinä naurat, sitäkö, kun et lankaan käynyt? kysyi Pekka.

— Eikö siinä ole kylliksi nauramista. Laittaa lankansa ladon

kupeelle, eikä aidan rakoon. Kuka sinua neuvoi niin tekemään?

Puputti loikkasi askeleen lähemmäksi, istui etukäpälät torpallaan ja

katsoi Pekkaa silmiin.

— Kukahan lie neuvonut, virkkoi Pekka vähän hämillään. Olipas

tämä aika rohkea jussi, kun uskalsi tulla niin lähelle. Isokin oli ihan
kuin vasikka.

— Eikähän haltijajäniksille lankoja laiteta, eikä loukkuja viritetä,

sanoi Puputti ja kepsakehti ladon ovella.

— Mikä se on haltijajänis? kysyi Pekka.

— Etkö sinä vielä sitäkään tiedä. No, se on sellainen kuin minäkin,

tällainen vanha jänöjussi, joka on määrätyt vuodet osannut välttää
kaikki vaarat. On laukannut lankojen ohi, eikä ole pistänyt päätään
loukkuihin ja on syksyisellä salolla eksyttänyt koirat kintereiltään.
Nämä vaarat kun osaa varoa vuosia viisi, niin pääsee haltijajänöksi,
ja metsänväki pitää komeat kruunajaiset.

— Oletko sinä sitten haltijajänis? kysyi Pekka.

 — Olenpa niinkin, ja siellä, mistä tulin, ei minulle enää kukaan
lankoja eikä koukkuja laitellut. Sain vapaasti laukkailla missä vain,
päivisinkin, kaura-aumoilla ja talojen pihoissa.

— Eikö teille haltijajänöille saisi sitten lankoja laittaa? uteli vielä

Pekka ihmeissään.

— No johan sen kuulit, ettei saa, eikä saisi muillekaan jussukoille…

emmehän mekään teitä ihmisiä vainoa.

— Mutta kun jänöpaisti maistuisi niin hyvältä, sanoi Pekka.

— Heh, vai hyvältä, nauroi Puputti. — Syökää heinän ja kauran

helpeitä niinkuin mekin. Emmehän mekään syö lihaa milloinkaan, ja
selkä on noin norja, katsohan.

Puputti heitti kuperkeikkoja ladon ovella, ja Pekkaa jo nauratti

tämä jussihupelo, joka osasi niin puoliaan pitää.

— Mutta jos isä nyt olisi tässä ja sillä olisi pyssy, niin se ampuisi
sinut, vaikka olisit kuinka haltijajänis, arveli Pekka.

— Ei ampuisi. Koiratkaan eivät aja minua, vaan ovat hyviä

ystäviäni kaikki.

— Etköhän sinä nyt… pääsi Pekalta. — Vai että koiratkin…

— No niin, ja ihan kaikki muutkin nelijalkaiset.

— Pitäisiköhän sinua uskoa, arveli Pekka.

— Kyllä pitää uskoa, vakuutti Puputti ja aikoi loikkia pesäänsä,

mutta
Pekka ehätti sanomaan:
 — Kuulehan, sinäkö se siellä tallin takana ja pihamaalla olet
käynyt, koskapa eräänä aamuna näkyi jälkiä?

— Jos lienen käynyt. Käyn minä väliin talojen pihoissa ja vanhojen

hevosien puheilla kuutamoöinä, kun niitä ei nukuta.

— Mitä sinä hevosien luona käyt, etkä käy nuorien, kuin vanhojen
vain? uteli Pekka.

— Mitä niistä varsahupeloista. Vanhat tammat ja ruunat osaavat

tarinoida ja kertoa elämästään. Tallissa on niin hupaisaa, kun kuu
paistaa ikkunasta parteen ja havut tuoksuavat ja torkkuvaa hepoa
saa nykäistä käpälällään lerpattavasta alahuulesta, että »jätkähän
taas sitä tarinaasi».

— Osaavatko sitten hevosetkin kertoa elämästään? kysyi Pekka

ihmeissään.

— Osaavat ne, minulle ainakin. Eivät ne puhu, ne vain huokailevat.

— Mitä ne huokailevat? kysyi Pekka.

— Kun ihmiset ovat niille hyvin usein pahoja ja hoitavat huonosti.

Pekka oli niin ihmeissään, ettei vähään toviin osannut sanoa

mitään.

— Mitenkä sinä pääset talliin? kysyi Puputilta.

— Kyllä haltijajänis aina pääsee. Siitäpä sen näet, ettei lankoja

tarvitse meitä varten virittää.

Puputti pujahti ladon taakse ja sieltä niitylle. Lumipilvenä näki

Pekka haltijajänön viilettävän korpeen. Lanka oli siinä kepissä
sykkyrällä, kuin ilkkuen Pekalle pyyntipuuhastaan.
UUSILLA OLINPAIKOILLA.

Ilta hämärtyi ja kiiluvaiset syttyivät taivaalle. Puputti laukkaili

niityllään illallisen haussa ja ihmetteli, miten kuiviksi hänen
ruokailupaikkansa olivat käyneet.

Ladossa oli vielä eilen ollut heinää, mutta nyt se oli tyhjä.
Hevosmies oli kai tänään vienyt viimeiset. Rippeitä vain oli jäänyt,
hänelle kai jätetty, mutta hänpä ei niistä, tähteistä, kun ei kerran
kannattanut kokonaista tukkoa heittää.

Laihohalmeelle oli tuiskuttanut niin vahvat kinokset, ettei

yrittämistäkään niitten alta illallista. Ka, eikös ollut jo kaurapieleskin
viety. Muutama jyvänen vain jäänyt.

Puputti silpasi ne siitä suuhunsa ja kuukki pesälleen. Pesän

seutuvilla oli käynyt eilen talon mies puita kaatamassa, ja se olikin
kaikista pahinta. Ainahan sitä ruokaa olisi löytänyt, mutta kun tultiin
pesärauhaa häiritsemään… Joku puu oli kaatunut melkein pesän
suulle ja hän silloin säikähtänyt ja pakoon pötkäissyt.

Nyt kävi, kun ne sakeimmat näreet kaasivat, kylmä viima pesän

suulle ja siellä tuntui olo muutenkin turvattomalta.
 Kuu nousi metsän takaa ja taivas peittyi hienoihin untuvapilviin.
Tipahteli vitiä, vaikka pakkanen tuntui lauhtuvan.

Taisi tulla oikein sopiva hyppykeli, laukkailuilma, ja kuin häntä

varten laitettuna.

Metsäkin oli kauneimmassa puvussaan, oksan vesat vahvassa

huurteessa.
Ihan vetämällä veti metsään.

Sipaistuaan käpälillään silmänsä puhtaiksi, lähti Puputti niityltään.

Jos sattuisi löytämään uuden olinpaikan itselleen, niin jäisikin tälle
tielleen.

Ja olihan aikaa etsiä tänä yönä, koskapa kuukin noin korkealle

nousee eikä matalittain kierrä metsän rantoja.

Hei, miten hauska oli hypätä, kun hankikaan ei upottanut! Sai

pujahtaa oksaholvien alle ja taas takaisin aukealle, mihin vain
hauskin varjo näytti vetävän. Saa se nyt repolainen ihmetellä hänen
pitkiä hyppyjään.

Ka, oliko siinä niityn aita? Eikös ollutkin, ja niityn takana näytti
olevan talo pihamaineen ja aittoineen.

Puputti haki kolon ja pistäytyi niitylle. Kapsahti istumaan,

paremmin seutua nähdäkseen ja tunnustellakseen.

Jopa näytti mukavalta tämä niitty tässä ja talo tuolla.

Heinälatojakin oli useita ja kaurapieles niityn laidassa.

Puputti laukkaili niityn poikki ja pitkin. Ei näkynyt muita jälkiä kuin

kärpän ja metsähiiren… Jussukoita ei kai tienoolla ollutkaan. Muuten
olisivat kyllä jälkiä tepertäneet tällaisena yönä.

Ovat jättäneet tämän tienoon tästä hänelle, haltijajänikselleen.

Talo tuolla vähän ylempänä näytti kutsuvan luokseen. Olikohan

talossa talli ja siellä sellainen vanha, lerpattavahuulinen ruuna,
niinkuin oli ollut sielläkin, josta lähti? Sen kanssa oli mukava
kuutamoöinä haastella, kun pujahti sinne lämmittelemään. Pitääpä
lähteä katsomaan.

Riihen luona seisahti Puputti ja oven raosta haisteli savuista ilmaa.

Siihen oli jäänyt kauralyhdekin, olipa kokonainen auma niitä riihen
nurkalla.

Varovasti puikki Puputti pihaan ja kaivon kupeella kapsahti

istumaan. Mikä se oli tuo tuolla, pyöreä kivikö? Ka, vesisammio, ja
jäinen reki, ei muuta — ja hän oli semmoista säikähtänyt. Mitä? Eikö
ollutkin kolo tallin ovessa ja siellä kuului hevonen purra
rouskuttavan.

Ei näkynyt mitään peljättävää, ja Puputti pujahti talliin, ruunan

pakeille.

Kuu paistoi tallin ikkunasta sisään. Ruuna lopetteli ilta-apettaan.

— Ka, mistä sinä siihen…? kysyi Puputilta.

— Tulin katsomaan, onko täällä tuttavia.

— Lienee tuota joskus tavattu kesälaitumilla. Taidat olla se Puputti,

haltijajänis?

— Se minä olen, ja sinun nimesi taitaa olla Polle.

 — Niinhän se… oho, kun raukasee. Sai taas koko päivän raskaita
kuormia vetää.

— Kuulehan, — Puputti kosketti käpälällään Pollen lerpattavaan

alahuuleen — meistä kai tulee hyvät ystävät! Minä näes muutan
tähän talon läheisyyteen.

— Tule vain. Onhan siinä niitty, jossa on hienohelpeistä heinää, ja

kaurapelto ja laihohalme on aina lähettyvilläsi.

Ruuna torkahti taas, eikä Puputti hennonut häiritä, kun kerran

Polle oli niin väsynyt. Aikoi pujahtaa ulos, mutta talon mirri tuli
ovikolosta talliin ja oli vähällä sattua Puputin kanssa vastakkain.

Säikähti ja sylkäsi.

Puputtia nauratti.

— Etkö ole ennen tällaista elävää nähnyt? kysyi mirriltä.

— En ole sattunut näkemään. Mikä peto sinä olet?

— Enhän minä toki peto, kun jänöjussi vain… kävin tämän Pollen,
tuttavani, luona vierailemassa.

— Ei tänne kartanolle saa tuommoiset pitkäkoipiset tulla, murisi

mirri ja hiipi pimeimpään nurkkaan.

— Kyllä meistä vielä tuttavat tulee, kun joutuu, sanoi Puputti ja

pujahti ulos. Olipa se mirri kovin vähän maailmaa nähnyt, kun ei
vemmelsäärtä tuntenut.

Puputti tepasteli pihamaalla. Löi leikiksi varjonsa kanssa ja lähti

etsimään sopivaa pesänpaikkaa itselleen. Niityn laidasta, tiheästä
näreiköstä se löytyi.

Vanhasta olinpaikasta oli vain muisto jälellä.

UUSI TOVERI.

Seuraavana iltana oli jo Puputti kotiutunut kokonaan uudelle

olinpaikalleen. Pilveen verhottu kuu valaisi yhtä hauskasti kuin
edellisenäkin iltana, ja illastettuaan talon laihohalmeessa jouti hyvin
taas käymään talon pihamaalla ja ehkäpä tallissakin.

Riihen raollaan olevasta ovesta pullahteli höyry ilmaan ja pihalla oli

purkamaton heinähäkki.

Tepastellessaan vesireen luona säikähti Puputti tuvan ovesta

tulevaa olentoa ja lähti kapaisemaan suorinta tietä niitylleen.

Riihen luona kuitenkin jo sopi katsoa jälelleen.

Mitä ihmettä? Sieltähän kuukki toinenkin jussukka ja huomattuaan

hänet kapsahti istumaan.

— Ka, Puputtihan se…

— No, eikö olekin Jussi! Taidat olla tämän talon pihajänis?

— En minä vielä, mutta sopisihan jäädä, jos ei sinulla ole mitään

sitä vastaan.
 — Jää vain. Onhan tässä tilaa kahdellekin liikkua, eikä
ruokapaikoistakaan tule puutetta, sanoi Puputti.

— Minulla on lämmin pesä tuolia niityn laidassa. Tulehan

katsomaan, pyysi Jussi.

Lumipilvenä pölistivät toverukset niityn laitaan ja Jussi näytti

pesänsä.

— Pakkasöinä voit tulla tänne lämmittelemään.

— Katsohan Jussia, kun on vuorannut pesänsä oikein sammalilla ja

lumella. Sinä taidatkin olla viisas Jussi.

— Olenhan minä, sanoi Jussi ja heitti kuperkeikan. — Tulehan, niin

mennään katsomaan talon koiraa. Se on semmoinen pieni retus, ja
väliin minä sitä narrailen huvikseni, varsinkin näin valoisina öinä, kun
ei tahdo unikaan tulla.

Laukattiin talon pihaan. Jussi kuukki kuistin kupeelle.

— Tulehan Moppe tänne, minulla on vieras. Saat nähdä oikein

haltijajäniksen.

Moppe, pieni pihakoiran retus, tuli ulos kolostaan. Se värisi

viluisena, niin että hännänpää tutisi.

— Minkä haltijajäniksen? urahti Moppe. — Jussi kuin Jussi, vaikka

taitaa tuo sinun kaverisi olla jo vanha veitikka, koskapa pää on
harmaa.

Puputtia nauratti.
 — Ja kun tuo turpakin on noin paksu, lisäsi Moppe. — Ihan kuin
hieho vasikalla..

— Älä sinä Moppe puhele noin paksusti, sanoi Jussi. — Suuhan

meillä on ja nenä niinkuin sinullakin.

— Kuonopa se on vain meillä koirilla, ja varsinkin tällaisella rakilla.

— Voi, sinua poloista, kun palelet, sanoi Puputti. — Mene

veikkonen tupaan lämmittelemään!

— Hoo, ei se vetele. Minun pitää vahtia kartanoa öisin.

— Onpa tässä sitten kartanon vahti, nauroi Jussi niin, että hartiat
nytkivät.

— Tällaista Jussiakin sinä jo pelkäät.

— Häh, muka vemmelsäärtä, koipeliinia, murahti Moppe, selkä

vilusta koukussa.

— Lähde nyt lämpimiksesi laukkaamaan, muuten sinut hukka perii,

kun leukasi noin lotisevat, sanoi Jussi.

— Peitetään se lumeen, että tarkenee vahtia kartanoa.

Ja Jussi alkoi syytää lunta Mopen ympärille.

Moppe puisteli ja päristeli.

— Nyt minä jo taidan ruveta haukkumaan sinua, ärähti.

— Annahan kuulua, ilvehti Jussi.

 Moppe haukahti ja Jussi tuppasi lunta hänen suuhunsa. Moppe
kakisteli ja puistelihe. Koko kiusankapine tämä Jussi, kun ei antanut
rauhaa yhtenäkään yönä.

— Ellette nyt lähde, niin haukun oikein kovasti ja haen isännän. Se

kun roiskauttaa pyssyllään, niin…

— Eihän sillä ole pyssyäkään, nauroi Jussi.

Kuutamossa kuppelehtiessa oli yö kulunut aamupuoleksi ja talon

renki tuli tuvasta, mennäkseen talliin, laittamaan aamuapetta
ruunalle.

Jänöjussit oikasivat yhtenä pyrynä ulos pihasta ja Moppe nauroi.

Karkasi vielä jussukoiden perään ja haukahti.

Niityn laidassa erosivat toverukset kumpikin pesälleen. Seuraavana

iltana luvattiin tavata kaurapieleksellä.

Puputti oli saanut uuden toverin itselleen.

VANHAN PUPUTIN JOULUYÖ.

Puputti oli elänyt salollaan niin vanhaksi, että pääkin oli jo

harmaantunut. Haltijajäniksenäkin oli saanut olla jo niin monet
vuodet, ettei sitä enää muistanutkaan.

Oli nähnyt monenlaisia jouluja, hyviä ja hupaisia, jos väliin

ikäviäkin.

Nytkin oli joulu tulossa, ihan ovella, ja Puputti mietti, viettäisikö

sen niinkuin ennenkin, vai keksisikö jotain uutta vaihteeksi.

Kömpi pesästään ulos ja jäi katselemaan taivaalta putoilevien

lumihiutaleitten leikkiä.

Taisi ollakin jo iltapäivä, koskapa nälkäkin alkoi jo tuntua, ja niitty

pensaineen ja taloineen näytti hämärtyvän.

Mitähän, jos kävisi talon ruunan puheilla tämän iltapalaa

haukatessa? Saisi kuulla, miten tämä aikoi joulunsa viettää ja kävikö
jouluaamuna kirkolla niinkuin aina ennenkin.

Puputti lähti loikkimaan niityn poikki laihohalmeelle, johon oli

edellisenä iltana laittanut ruokapaikan itselleen. Kaivanut kuopan
lumeen ja löytänyt sieltä mehevää laihoa.

Puputti silpoi laihoa suuhunsa ja katseli lumikuopastaan

sinertävällä taivaalla syttyviä tähtiä. Yöksi tuli taas pakkanen, taisi
tulla tavallista kovempi, koskapa metsässä oksat risahtelivat.

No nyt! Puputti loikkasi pitkällä hypyllä lumikuopasta ja pyyhkäsi

käpälällään partaansa. Nyt sopi lähteä talon talliin, ruunan luokse.

Lumisen tiheikön läpi kuukki Puputti talon kartanolle ja kapsahti

pihamaalla istumaan nähdäkseen ikkunasta, vieläkö valvoivat
tuvassa.

Vielä valvoivat, mutta Pekka oli käynyt jo tallissa illastamassa

hevoset, koskapa tallin ovi oli linkussa.

Puputti työnsi käpälällään linkun syrjään ja raotti ovea.

— Kuka siellä? hörähti vanha ruuna, Polle.

— Minä täällä vain, virkkoi Puputti ja kuukki talliin..

Polle torkkui parressaan ja näki unta joulusta. Puputin täytyi

nykäistä käpälällään ruunaa lerpattavaan alahuuleen ja kysäistä:

— Mikä sinua niin raukasee?

— Ka, kun ihan torkahdin. Sepä se nukuttaa, kun saa päivän

raskaita kuormia vetää. Joko siellä salolla valmistutaan joulua
vastaan ottamaan?

— Eiköhän vain, vastasi Puputti. — Tulin kysymään sinulta,

menetkö taas sinne joulukirkkoon?
 — Enhän minä sinne kirkkoon asti ole vielä kertaakaan päässyt,
sanoi Polle. — Kirkon aidan luokse vain, ja niin sanoi Pekka äsken
apetta tehdessään, että »syöhän nyt, että jaksat huomenna heiniä
vetää ja jouluyönä kirkolle lähteä». Kai ne minulla taas lähtevät, kun
niin sanoi. Ja milläpäs muullakaan lähtevät, kun ei ole muita hevosia.

— Minunkin mieleni tekee joulukirkkoon, sanoi Puputti. — Etköhän

ottaisi minuakin mukaan?

— Kyllähän minä ottaisin mielelläni, mutta Pekka saattaisi nauraa,

jos sinä tulisit mukaan pyrkimään, sanoi Polle. — Pääsethän sinä
sinne itsekin yhtä nopeasti kuin minäkin. Niityn laidasta lähtee
maantie, ja sitä kun noudattelet, niin varmasti osaat.

— Hauskempi olisi yhdessä kulkea, virkkoi Puputti.

— Niin olisi.

Ruuna torkahti taas ja Puputin piti nykäistä hänet käpälällään

hereille.

— Kuulehan. Kun kuulen tiukujesi helisevän, kapaisen minä

jälkeesi ja loikin tien vieressä mukanasi kirkolle asti, sanoi Puputti.

— Siitä tulee varmaankin hauska matka!

Lämmiteltyään vielä hetkisen, lähti Puputti tallista ja lyhyessä

laukassa puikki pesälleen.

Jouluaaton iltana puhdisti Puputti turkkinsa moneen kertaan ja

asettui aikaseen levolle, että jaksaisi lähteä kirkkomatkalle. Pian
kuluikin yö aamupuolelle ja Puputti laukkasi niityn laitaan
odottamaan.
 Sieltäpä ruuna jo tulikin ja helisteli tiukujaan. Pekka istui kuskilla
suuressa turkissaan ja Pollelle oli pantu uudet valjaat joulun
kunniaksi.

Puputti loikki maantien vierustaa ja ihmetteli hevosten paljoutta ja

tiukujen moniäänistä soittoa. Kirkonkylään tultaessa erosi Puputti
tiestä ja loikki metsän läpi ja joutui tapulin luokse.

Vanha suntio oli tapulin portailla menossa joulukelloja soittamaan

ja huomasi Puputin.

— Ka, eikö ole jänöjussikin lähtenyt liikkeelle. No mitä sinä nyt

siinä…?

— Tulin joulukirkkoon, sanoi Puputti ja loikkasi muutaman

askeleen lähemmäksi.

— Vai joulukirkkoon! nauroi vanha suntio. No, odota siinä, kun

minä käyn ensin soittamassa joulukelloja, niin näytän sitten kirkon
sinulle.

Puputti säikähti kellojen ääntä, mutta rauhoittui, kun näki, ettei

siinä mitään pelättävää ollut. Pian tuli suntiokin alas ja sanoi
Puputille:

— No, tulehan nyt, vanha hupelo, niin näytän sinulle joulukirkon.

— Minäpä en olekaan mikään hupelo, vaan oikea haitijajänis. Mitä

ne nuo tuommoiset ovat? kysyi Puputti ja osoitti käpälällään
hautausmaalle.

— Ne ovat hautaristejä, mutta tulehan nyt pian, ennen kuin

ihmisiä tulee, kiirehti suntio.
 Mentiin kirkkoon ja suntio sytytti pitkällä puutikulla kynttilät.

Puputti katseli ihmetellen kaikkea näkemäänsä komeutta.

— No miltäs näyttää? kysyi suntio. — Onko siellä salolla tällaista?

— Kyllähän sielläkin kaunista on, mutta ei ole muita valoja kuin

kuu ja tähdet, sanoi Puputti.

— Nyt sinun pitää tulla tänne lukkarin muorin penkin alle ja olla
siellä hiljaa, niin kauan kuin ihmisiä on kirkossa, sanoi suntio ja vei
Puputin piilopaikkaan.

Kohta tulikin ihmisiä kirkko täyteen ja urut alkoivat soida.

Puputista ne äänet olivat kovin ihmeellisiä ja hänen teki mieli

katsomaan, mistä ne tulivat. Kaunista oli salolla tuulen soitto, mutta
tämä taisi olla vieläkin kauniimpaa.

Puputti nukahti siihen soittoon ja heräsi vasta, kun suntio kopaisi

häntä kepillään kylkeen.

— No, jussukka, tulehan, niin lasken sinut ulos, että pääset salolle,
ennenkuin päivä valkenee.

— Etköhän, haltija, ensin näyttäisi sitä kujetta, josta lähti niin

mahtavia ääniä, pyysi Puputti.

— Niin urkujako? Saatanpa näyttää, mutta sitten sinun on

mentävä.

Puputti kapusi suntion perässä urkuparvelle ja suntio käski Puputin

istumaan urkujen ääreen.
 — Minä menen polkemaan ensin ilmaa ja näytän sitten mistä
äänet lähtevät, sanoi suntio Puputille.

— Jopa ovat ihmeelliset! Eiköhän noita valkoisia palukoita saisi

vähän koetella käpälällään?

Puputti painoi näppäimiä ja säikähti ääntä, joka niistä lähti, ja se

vanha, hyvä haltija nauroi hänelle.

— No, mene nyt kertomaan näkemiäsi toisillekin jussukoille, sanoi

suntio ja vei Puputin ulos.

Keränä vieri Puputti kirkon portaita alas ja lumipilvenä painalsi

hautausmaan poikki metsätielle, yöllisille jäljilleen. Päivä jo hämärsi
ja pilvistä putoili pehmeitä lumihiutaleita. Maantiellä ei näkynyt enää
kuin jokunen ajava ja sekin pian hävisi kuulumattomiin. Pollekin
lienee mennyt jo kotiin Pekkoineen.
VANHAN PUPUTIN KUOLEMA.

Tuuli lennätteli kellastuneita lehtiä niityn laidassa, näreikön

kupeessa, jossa Puputilla, vanhalla haltijajäniksellä, oli pesänsä.
Syksyinen tuuli kohisi kolkosti yli aukean niityn ja varisteli puista yhä
lisää kellastuneita lehtiä. Niitä olikin joka polulla ja tien käänteissä.
Ne kahisivat jaloissa ilkeästi, kun niille astui.

Ennen hän oli nauttinut siitä, kun lehdet putoilivat puista. Leikkinyt
niillä aikansa kuluksi ja kerännyt niitä pehmeäksi katteeksi pesänsä
pohjalle.

Nyt ne suhisivat surullisesti hänen korvissaan, yhtä alakuloisesti

kuin syksyinen tuulikin.

Tästä käsitti Puputti, että hän oli tullut jo vanhaksi, ja kuolema,

joka oli niin monet vuodet väijynyt erämiehen ansoissa ja pyssyn
tulessa, tuli nyt kuitenkin hänelle.

Syyskesällä hän oli jo sen tulon tuntenut. Koettaessaan

kuperkeikkaa oli koskenut selkään, ettei paikaltaan päässyt
heilahtamaan, ja takaset olivat jo silloin jäykät ja nyt vielä sitäkin
jäykemmät.
 Ruokakaan ei enää maistunut. Eilen oli hän käynyt maistelemassa
laihohalmeessa ja silpaissut ladon suullakin muutaman kukkaisen
korren, mutta siinäpä se olikin ateria, jos lie ollut jo hänen
viimeisensä… Tänään ei hän ollut vielä maistanut mitään. Sipaissut
vain vähän vettä ojasta kielelleen.

Ilta hämärtyi ja tuuli kohisi yhä rajummin ja kolkommin. Puut

huojuivat ja valittivat ja vilu puisti hänen vanhaa ruumistaan.

Ei voinut ottaa laukasta lämmintä, niinkuin oli ennen tehnyt.

Jäykisty vain tähän kylmään ja viluun!

Tuuli lennätti muutamia valkoisia hiutaleita siihen pesän suulle,

jossa hän kyyrötti, pää käpäliin laskettuna.

Ehkäpä nuo valkoiset hiutaleet olivat ensi lunta, josta hän aina
ennen oli niin kovin iloinnut. Aamulla saattaisi olla maa valkoisena ja
sitten olisi hauska tehdä jälkiä ja teperrellä hohtavassa lumessa.

Nyt ei kuitenkaan jaksaisi.

Ja sitten tulisi sitä lunta yhä enemmän, hiude hiuteelta, ja maa ja

metsät saisivat sen jokatalvisen kauniin puvun, josta vain hän,
seudun haltijajänis, osasi oikein iloita.

Nyt ei siitä enää olisi hänelle iloa.

Pakkasesta, vitilumesta ja kuutamoöistä, keväisistä kantavista

hangista.

Miksei hän jo kuollutkin nuorena erämiehen lankaan, pistänyt

päätään houkuttelevaan loukkuun? Miksi hänestä tuli haltijajänis,
jonka pitää elää näin vanhaksi ja avuttomaksi?
 Tuuli tyyntyi, ja lunta tipahteli yhä tiukemmin, sakenevammin.
Metsänväet, nallet, hirvet, puputit ja muut lähtivät liikkeelle,
ensilumesta iloitsemaan, omiaan ja toisten jälkiä tarkastelemaan.

Löysivät Puputin, hyvän haltijansa, kuolemaa odottelemassa

pesänsä suulla.

Nalle tulla löntysteli ensiksi ja kuultuaan Puputin kohtalon sanoi

tälle:

— Elähän vielä, kuoma, kuole! Tekee mielelleni niin kovin pahaa,

kun sellaisia haastat. Eletään yksissä kevääseen ja kuollaan sitten
kevät-iltana, kun käki kukahtelee ja lehti on hiirenkorvalla.

— Sitäpä minä en enää näe, kevään iloa. Parasta se on nyt, kun

lunta lauhasti liipottelee peitteeksi, sanoi Puputti.

Tulivat siihen toisetkin metsänasukkaat hirvestä pikku hiireen asti

ja valittelivat ystävän kohtaloa.

— Jää vielä meille, sanoi isä-Hirvi. — Jos jalkasi puutuvat hankia

hypätessä, kannan sinua selässäni.

— Ja minä kyllä tuon sinulle pesäsi eteen ruokaa, sanoi Mikko

Repolainen.

— Ja minun majassani saat lämmitellä, lupasi Hukka Hujulainen.

— Minä tuon sinulle urpuja niin paljon kuin vain haluat, esitteli
emo-teeri; ja koppelo lupasi kantaa haavoista hienoimmat varret
Puputille, jos tämä vielä jäisi metsolan iloksi ja haltijaksi.
Welcome to our website – the ideal destination for book lovers and
knowledge seekers. With a mission to inspire endlessly, we offer a
vast collection of books, ranging from classic literary works to
specialized publications, self-development books, and children's
literature. Each book is a new journey of discovery, expanding
knowledge and enriching the soul of the reade

Our website is not just a platform for buying books, but a bridge
connecting readers to the timeless values of culture and wisdom. With
an elegant, user-friendly interface and an intelligent search system,
we are committed to providing a quick and convenient shopping
experience. Additionally, our special promotions and home delivery
services ensure that you save time and fully enjoy the joy of reading.

Let us accompany you on the journey of exploring knowledge and

personal growth!

ebookfinal.com